hiermit informieren wir Dich darüber, dass die von Dir im Mitgliedsantrag (oder nachträglich nachgereichten) angegebenen personenbezogenen Daten auf Datenverarbeitungssystemen der Ortsgruppe Pfinztal Söllingen und der Bundesgeschäftsstelle der NaturFreunde Deutschlands e.V. gespeichert und für Zwecke der Mitgliederverwaltung der Ortsgruppe Pfinztal Söllingen und der Mitgliederverwaltung der NaturFreunde Deutschlands e.V. (z. B. Versand des Mitgliedsausweises) verarbeitet und genutzt werden. Eine Übermittlung Deiner Daten an Dritte findet im Rahmen vertraglich abgesicherter Auftragsdatenverarbeitung (z. B. für den Versand der Mitgliederzeitschriften) und zur Meldung jugendlicher gegenüber der Gemeinde Pfinztal für den Erhalt von Fördermitteln statt.

Wir versichern, dass Deine Daten vertraulich behandelt und nicht an Außenstehende weitergegeben werden. Zugriff auf die Daten haben in der Bundesgeschäftsstelle ausschließlich Mitarbeiter(innen), die diese Daten für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen und die sich zur Verschwiegenheit verpflichtet haben.

In unserer Ortsgruppe Pfinztal Söllingen gibt es ein Mitgliederverzeichnis, auf das alle Mitglieder unserer Ortsgruppe Zugriff im internen, geschützten Bereich der Homepage haben. Hier wird jedoch nur ein Teil der Daten (Name, Adresse, Rufnummer, E-Mail-Adresse) zu Kommunikationszwecken angezeigt. Zudem sind die Geburtsdaten in einem Kalender gespeichert um die Geburtstage der Mitglieder anzuzeigen. Zusätzliche Daten (Bankverbindung) kann ausschließlich der Vereins-Kassier einsehen.

Du kannst jederzeit Auskunft über Deine gespeicherten Daten erhalten und eine Korrektur verlangen. Sollten die gespeicherten Daten für die Verwaltung Deiner Mitgliedschaft nicht erforderlich sein, kannst Du auch jederzeit eine Sperrung, ggf. eine Löschung Deiner Daten verlangen.

Im Weiteren Informieren wir Dich über unsere Prozesse der Datenverarbeitung, damit Du weißt, was mit Deinen Daten passiert.

Am Ende des Dokuments erhältst Du die Möglichkeit der Datenspeicherung zuzustimmen und Deine daten zu den beschriebenen Prozessen/Zwecken verwenden dürfen. Des Weiteren hast Du die Möglichkeit uns mitzuteilen, dass Du mit der Speicherung nicht einverstanden bist und was wir löschen bzw. verändern sollen. Hierzu noch der Hinweis, dass wir persönliche Daten, die der Abrechnung dienen speichern dürfen.

1. Speicherung der persönlichen Daten

In diesem Abschnitt wird beschrieben wo und wie die personenbezogenen Daten gespeichert sind

1.1. Welche Daten sind gespeichert

Einem Mitglied können die persönlichen Daten in einem Datenblatt auf Verlangen angezeigt werden. Bei Familienmitgliedschaften wird je Familienmitglied ein Datenblatt beigelegt.

Beim externen Zugriff auf die Homepage werden keine IP-Adressen gespeichert, jedoch werden für statistische Zwecke die Zugriffe gezählt.

1.2. Wo werden Daten gespeichert

Der Kassier hält die Daten in einem Programm für die Verwaltung von Vereinsmitgliedern, welches von der Sparkasse zur Verfügung gestellt wird. Diese Software ist lokal beim Kassier installiert und offline. Wenn Abrechnungen erstellt werden wird ein Datensatz erzeugt, der elektronisch zur Sparkasse gesendet wird.

Aus dieser Software wird eine Excel-Tabelle exportiert, die Bankdaten entnommen und dem Verantwortlichen für die Bereitstellung auf den internen, passwortgeschützten Seiten bereitgestellt.

Für die Kommunikation der Mitglieder untereinander werden die Mitgliedsdaten (ohne Bankverbindung) auf der Homepage zur Verfügung gestellt. Das Geburtsdatum wird zusätzlich im internen Kalender gespeichert und angezeigt.

Speicherorte:

Im Verein:
Die Excel-Tabelle mit allen Mitgliedsdaten ist beim Vereins-Kassier und beim Verantwortlichen der Internetpräsenz lokal gespeichert.

Beim Verband:

Der Verband speichert die Daten zur Mitgliederverwaltung und des Versand der Mitgliederzeitschrift in einem Datenverarbeitungssystem zur Mitgliederverwaltung.

Homepage:
Alle Daten, die auf der Homepage zu sehen sind werden beim Dienstleister Jimdo gespeichert.

Jimdo GmbH

Stresemannstr. 375

22761 Hamburg

Germany

www.jimdo.com

E-Mail-Accounts:

Der Verein bzw. einzelne Personen verfügen über einen E-Mail Account innerhalb unserer Domain (naturfreunde-soellingen.de) bei Jimdo. In den einzelnen Accounts werden teilweise die E-Mail-Adressen der Mitglieder sowie der Name des Mitglieds gespeichert.

Der Zweck ist die Erstellung von e-Mail-Verteilern, ist die Verteilung unsere Newsletter und andere Veröffentlichungen an die Mitglieder.

Wenn ein Nichtmitglied die Newsletter bestellt, wird der Name und die E-Mail-Adresse im Mail-Verteiler gespeichert

Der Zugang zur Administration, sowie zu Mail-Accounts bei Jimdo ist Passwortgeschützt

Kalender:

Google – Kalender

Online-Formulare:

Alle Formulare werden mit einer Software von JotForm erstellt und die dort erfassten Daten werden auf der JotForm-Plattform temporär gespeichert und zusätzlich per E-Mail an den Verantwortlichen der Homepage gesendet.

Die Daten werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden (z.B. wenn eine Aktion vorbei ist), manuell gelöscht.

Weitere Speicherplätze:

Die Mitgliedsanträge und dieses Dokument tragen ebenfalls die persönlichen Daten. Die Originale sind beim Kassier in einem Ordner abgelegt.

2. Weitergabe der Daten

2.1. Mitgliedsdaten werden an den Verband gesendet

Als Mitglied des Hauptverbandes „Die Naturfreunde“ sind wir verpflichtet Mitgliedsdaten an den Verband weiter zu geben. Dies erfolgt bei einer Neuanmeldung, bei einer Ummeldung (z.B. zu einer anderen Ortsgruppe) oder bei einer Abmeldung. Zudem werden die Mitgliedsdaten jährlich bei der Überweisung der Mitgliedsbeiträge an den Verband übermittelt.

2.2. Daten gehen an die Gemeinde Pfinztal

Einmal jährlich wird eine Meldung an die Gemeinde abgesetzt, wie viele Kinder/Jugendliche Mitglied im Verein sind. Diese Kinder/Jugendliche werden namentlich benannt, um eine Förderung von der Gemeinde zu erhalten.

2.3. Newsletter

Monatlich werden Newsletter erstellt und an Mitglieder per E-Mail verteilt. Neben der Bekanntmachung von Events des betreffenden Monats werden in dem Newsletter auch in dem Monat anstehende Geburtstage sowie neue Mitglieder namentlich benannt.

Eine zweite Version der Newsletter, die an Nichtmitglieder verteilt wird, enthält keine personenbezogenen Daten, sondern ausschließlich das Programm des betreffenden Monats.

In beiden Varianten der Newsletter gibt es Veranstaltungen bei denen ein Verantwortlicher/Organisator namentlich benannt wird.

3. Datenverarbeitung

3.1. Speicherung in unserer Ortsgruppe

Wenn ein neues Mitglied in den Verein aufgenommen wird, werden die auf dem Mitgliedsantrag eingetragenen Daten manuell vom Vereins-Kassier in eine Software zur Mitgliederverwaltung (von der Sparkasse) übernommen.

Die für die Homepage relevanten Daten (alles außer Bankverbindung) gibt der Vereins-Kassier an den Verantwortlichen der Homepage weiter, der diese Daten in eine Excel-Tabelle manuell erfasst. Falls ein Mitglied eine Newsletter erhalten möchte, wird die E-Mail-Adresse in die Verteilerliste aufgenommen.

Das selbe Verfahren wird angewandt, wenn sich Daten eines Mitglieds ändern.

3.2. Löschung in unserer Ortsgruppe

Wenn ein Mitglied den Verein verlässt, erhält der Vereins-Kassier eine Kündigung und löscht manuell sämtliche Daten in seiner Excel-Tabelle. Zudem gibt der Vereins-Kassier die Information an den Verantwortlichen der Homepage weiter, der sämtliche Daten aus seiner Excel-Tabelle löscht. Falls derjenige, der den Verein verlässt weiterhin eine Newsletter erhalten möchte bleibt seine Mailadresse im Verteiler erhalten, andernfalls wird seine Adresse aus dem Verteiler gelöscht.

4. Bildmaterial

Für Bilder, die auf der Homepage veröffentlicht sind oder in Zukunft veröffentlicht werden sollen, bleibt das deutsche Recht (Urheber, Nutzungsrecht, etc.) unangetastet.

Das veröffentlichte Bildmaterial wird bei den Administratoren der Homepage und bei Jimdo gespeichert.